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Mappatura dell’Ente. L’analisi del contesto di riferimento, oltre ad un’analisi preliminare dell’ambiente esterno su cui andranno ad impattare gli interventi/progetti attuati dall’Ente, si completa attraverso un’analisi del contesto organizzativo interno.

Analisi del contesto interno

Come effettuare un’analisi del contesto organizzativo interno

L’analisi del contesto di riferimento, oltre ad un’analisi preliminare dell’ambiente esterno su cui andranno ad impattare gli interventi/progetti attuati dall’Ente,  si completa attraverso un’analisi del contesto organizzativo interno.

In base all’approccio suggerito dall’Analisi SWOT, occorre infatti individuare anche i punti di forza e le criticità che caratterizzano lo scenario organizzativo interno, rispetto allo specifico intervento che si intende realizzare, allo scopo di capire se la struttura dell’organizzazione (in termini di impostazione, organizzazione e competenze) e le risorse di cui dispone sono in grado di sostenere la realizzazione dell’intervento. L’analisi del contesto interno consente inoltre di progettare eventuali azioni correttive per migliorare gli aspetti in cui si è più deboli.

Può essere necessario e utile prevedere la realizzazione di un’analisi conoscitiva interna, prima di progettare alcune attività rivolte ai dipendenti e all’organizzazione, come per esempio la progettazione degli interventi formativi e della comunicazione interna, la definizione delle politiche di sviluppo del personale. Conoscere quindi la popolazione interna rappresenta un passo preliminare fondamentale per la progettazione efficace di interventi rivolti ai destinatari interni ed esterni all’organizzazione.

Per condurre un’analisi interna, intesa come fase di una più ampia  analisi di contesto, si devono considerare alcune variabili, le quali si distribuiscono su due diversi livelli.

A livello macro-strutturale si situano tutti i fattori di carattere generale che condizionano le scelte ed i comportamenti dell’ente/organizzazione e tutte le persone del sistema in cui tale ente/organizzazione si colloca e pertanto si andranno ad analizzare:

• la componente istituzionale/politicache comprende norme, leggi e modelli culturali di appartenenza;
• la componente strutturaleche consiste nell’organigramma ovvero nella composizione gerarchica, nella distribuzione del personale e nei profili professionali presenti all’interno dell’ente/organizzazione;
• la componente tecnologicache riguarda invece gli strumenti utilizzati e il loro grado di modernizzazione.

A livello micro-strutturale si analizzeranno invece i ruoli e i processi organizzativi all’interno di ogni specifico settore precedentemente individuato, attraverso il ricorso a specifiche tecniche di rappresentazione dei processi.

È necessario ricordare che non esiste una linea di condotta unica ed universalmente condivisa in quanto l’analisi del contesto interno deve essere funzionale all’obiettivo che ogni ente/organizzazione si prefigge di raggiungere.

Come strutturare un processo di analisi del contesto

L’analisi del contesto è un processo conoscitivo che un’organizzazione pubblica dovrebbe compiere nel momento in cui si accinge a realizzare un intervento che va ad impattare sull’ambiente socio-economico e territoriale di riferimento nonché sul proprio contesto organizzativo, dai quali dipende in modo cruciale il risultato finale che l’intervento è in grado di produrre.

L’analisi del contesto di riferimento, infatti, consiste in un processo conoscitivo che ha lo scopo di:

• fornire una visione integrata della situazione in cui l’amministrazione va ad operare
• stimare preliminarmente le potenziali interazioni e sinergie con i soggetti coinvolti nel progetto che si intende realizzare, sia a titolo diretto sia a titolo indiretto
• verificare i punti di forza e i punti di debolezza che caratterizzano la propria organizzazione rispetto al progetto da realizzare
• verificare i vincoli e le opportunità offerte dall’ambiente di riferimento

La possibilità di ottenere informazione strutturate circa il contesto in cui l’amministrazione andrà ad operare consente di contestualizzare al meglio il progetto all’interno di tale realtà di riferimento, dunque di dettagliare le caratteristiche e le modalità di intervento del progetto in modo tale da garantirne maggiori possibilità di successo.

L’efficacia e l’effettiva utilità di un’analisi di contesto dipendono in modo strategico dalla capacità di delimitare il campo di indagine alle condizioni, ai fenomeni ed agli stakeholder che influenzano significativamente la struttura e la dinamica di un progetto; l’analisi del contesto deve essere finalizzata all’acquisizione di un numero chiuso di dati, informazioni e indicatori e a tal fine è necessario preliminarmente individuare e delimitare gli obiettivi specifici dell’analisi, valutando:

– la disponibilità e l’accessibilità dei dati

– il tempo a disposizione

– il livello di approfondimento richiesto

In tale prospettiva, l’analisi del contesto non deve dare origine ad un quadro informativo generico e indistinto, bensì ad un quadro conoscitivo direttamente dipendente dall’obiettivo strategico perseguito dall’Amministrazione attraverso il progetto da realizzare.  L’analisi del contesto, infatti, costituisce uno dei principali strumenti che consente una corretta declinazione degli obiettivi strategici dell’organizzazione in obiettivi operativi, pertanto deve essere strettamente correlata a tali obiettivi strategici del progetto.

Gli ambiti e profili di un processo di analisi del contesto sono molteplici e molto differenti tra loro: infatti, le forze e le tendenze che sono in grado di influenzare le attività o i risultati del progetto sono numerose.  Un strumento utile di supporto all’analisi dello scenario interno ed esterno è costituito dall’Analisi SWOT che consente di ottenere una visione integrata degli esiti delle due fasi in cui è possibile scomporre l’analisi del contesto:

• analisi del contesto esterno, costituito dall’insieme di forze, fenomeni e tendenze di carattere generale, che possono avere natura economica, politica e sociale e che condizionano e influenzano le scelte e i comportamenti di un’organizzazione e indistintamente tutti gli attori del sistema in cui tale organizzazione si colloca.
• analisi del contesto interno, costituito da tutti quegli elementi che compongono la struttura interna della stessa organizzazione.

Come effettuare un’analisi del contesto esterno su cui vanno ad agire gli strumenti di attuazione delle policy

Nella progettazione operativa degli strumenti di attuazione delle policy l’amministrazione dovrebbe innanzitutto interrogarsi circa le caratteristiche specifiche del contesto socio-economico e territoriale in cui si trova ad intervenire e su cui gli strumenti pianificati produrranno il proprio impatto. In base alla SWOT Analisys occorre inoltre classificare tali caratteristiche in opportunità, ovvero fattori utilizzabili come leve strategiche, e minacce, ovvero fattori che invece occorre tenere sotto controllo e minimizzare ai fini del successo del progetto.

Nell’analisi del contesto di un intervento/progetto è utile dunque partire dalla raccolta di dati “macro” relativi al contesto generale esterno, quali ad esempio la popolazione, il clima, le caratteristiche geografiche del territorio, le caratteristiche economiche, il reddito medio procapite, ecc. La scelta circa la tipologia delle informazioni da raccogliere dipende strettamente dall’obiettivo strategico perseguito attraverso il progetto/intervento che si intende realizzare e può avvenire attraverso il ricorso a fonti informative sia interne sia esterne all’amministrazione.

In particolare, tra i fornitori esterni è possibile ricorrere alle cosiddette fonti statistiche, ovvero gli enti, le istituzioni e gli organismi che svolgono indagini e rilevazioni su territorio, quali ad esempio l’ISTAT, le amministrazioni regionali, provinciali e comunali, le associazioni di categoria, le Camere di Commercio e altre tipologie di amministrazioni pubbliche.

Tra i mezzi di informazione statistica troviamo Internet, le pubblicazioni, la stampa generica e specializzata, bollettini, convegni, studi di settore ecc. Oltre al ricorso a fonti di informazione secondarie, l’Amministrazione può attivarsi in prima persona per effettuare un’indagine su specifici aspetti e caratteristiche del territorio di riferimento, rilevanti ai fini della realizzazione del progetto pianificato. In tal caso, si ricorre agli strumenti della ricerca sociale e si può decidere di optare per il coinvolgimento di consulenti esterni oppure di istituti di ricerca specializzati.

Oltre ad informazioni relative all?ambiente generale di riferimento, è necessario effettuare un?analisi dei soggetti che direttamente o indirettamente (e con differente livello di intensità) saranno influenzati dal progetto che l’Amministrazione intende realizzare, dunque delle diverse categorie di stakeholders.

Una volta individuate, l’Amministrazione potrà decidere se e quali categorie di portatori di interesse coinvolgere nella realizzazione del progetto e attraverso quali strategie di partecipazione.

Analisi SWOT

L’analisi SWOT è uno strumento di pianificazione strategica semplice ed efficace che serve ad evidenziare le caratteristiche di un progetto, di un programma, di un’organizzazione e le conseguenti relazioni con l’ambiente operativo nel quale si colloca, offrendo un quadro di riferimento per la definizione di orientamenti strategici finalizzati al raggiungimento di un obiettivo.

L’analisi SWOT consente di ragionare rispetto all’obiettivo che si vuole raggiungere tenendo simultaneamente conto delle variabili sia interne che esterne. Le variabili interne sono quelle che fanno parte del sistema e sulle quali è possibile intervenire; quelle esterne invece, non dipendendo dall’organizzazione, possono solo essere tenute sotto controllo, in modo di sfruttare i fattori positivi e limitare i fattori che invece rischiano di compromettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
La SWOT Analysis si costruisce tramite una matrice divisa in quattro campi nei quali si hanno:

• i punti di forza (Strengths),
• i punti di debolezza (Weaknesses),
• le opportunità (Opportunities)
• le minacce (Threats)

Nella parte alta, i primi due quadranti, si evidenziano gli aspetti “interni”, “propri”, materiali e immateriali caratterizzanti in positivo e in negativo un determinato oggetto di analisi (comunità, territorio, settore, organizzazione, ecc)

Nella parte bassa dello spazio andranno invece elencati le forze, le tendenze e i fattori, – esterni all’oggetto di analisi – che possono offrire sostegno ed occasioni di sviluppo, opportunità appunto, e quelli che potrebbero peggiorare e rendere critica la situazione esistente o limitare le possibilità future: rischi, minacce.

La buona riuscita dell’analisi dipende dalla capacita’ di saper individuare in modo approfondito, tutti i fattori coinvolti nell’analisi e dalla possibilita’ di realizzare un’efficace lettura incrociata.

Fondamentale inoltre, per questo tipo di analisi è circoscrivere l’oggetto e avere ben chiaro il proprio obiettivo, altrimenti l’analisi risulterà generica e di conseguenza inefficace.

I vantaggi dell’analisi swot

I vantaggi di una analisi di questo tipo si possono sintetizzare in 3 punti:

• la profonda analisi del contesto in cui si agisce, resa possibile dalla preliminare osservazione e raccolta dei dati e da una loro abile interpretazione si traduce in una puntuale delineazione delle strategie;
• il raffronto continuo tra le necessità dell’organizzazione e le strategie adottate porta ad un potenziamento della efficacia raggiunta;
• consente di raggiungere un maggiore consenso sulle strategie se partecipano all’analisi tutte le parti coinvolte dall’intervento.

Svantaggi dell’analisi swot

I limiti legati a questo tipo di analisi sono sostanzialmente:

• rischio di descrivere la realtà in maniera troppo semplicistica;
• la sua attuazione richiede un contesto di partnership che se non si realizza, si corre il rischio di uno scollamento tra il piano teorico e quello politico?pragmatico;
• rischio di procedure soggettive da parte del team di valutazione nella selezione delle azioni.